PWN, HOLLAND

PERSONLIGE ARKIVSYSTEMER FRA BRUYNZEEL ER TILPASSET DE FLEKSIBLE ARBEIDSPLASSENE HOS PWN

Selskapet PWN leverer drikkevann og forvalter sanddynene i den nederlandske provinsen Nord-Holland.

Ca. 500 ansatte passer på at 2 millioner mennesker hvert år har tilgang til over 100 milliarder liter friskt drikkevann. Det er selskapets viktigste oppgave. I tillegg forvalter PWN ca. 7300 hektar med naturområder (f.eks. nasjonalparken Kamperduinen), samt 2 besøkssentre og 40 utleieleiligheter.

«Ja, vi har nok å gjøre,» ler Hans Vervoort, eiendomssjef ved selskapets hovedkontor i Velserbroek. «Men det hele starter hos oss og slutter ved drikkevannet.»

Personlig arkiv

PWN er et av de få selskapene i Nederland som forvandler overflatevann til drikkevann. Vann fra IJsselmeer renses på to måter. Av keramisk membran og UV-teknikk, samt forhåndsrensing og filtrering gjennom sanddynene. Begge rensemetodene gir et unikt drikkevann av høy kvalitet. Selskapet utvikler kontinuerlig nye, innovative metoder for optimal og kostnadseffektiv vannrensing. Selskapets hovedkontor representerer denne innovative atmosfæren. Det er ingen faste arbeidsplasser, og møtene finner sted i atriet. Det personlige arkivsystemet som Bruynzeel installerte hos PWN er perfekt egnet for denne måten å jobbe på.

Generelt arkiv

Vervoort: «Da vi flyttet inn i nye kontorer i 2015, reduserte vi papirforbruket vårt fra 10 til 4 tonn papir. Vi arbeider nå stort sett digitalt og bruker et dokumentasjons- og informasjonssystem som er tilgjengelig for alle ansatte. De ansatte kan samarbeide om prosjekter og har samtidig tilgang til den samme informasjonen.»
De ansatte har nå ingen egne rom og arkivskap lenger. «Dette var det spesielt vanskelig å venne seg til for enkelte. De har derimot også lagt merke til at mange ting ble oppbevart som egentlig ikke trengs lenger», sier Hans Vervoort. «Forresten har vi jo fortsatt et felles arkiv. Der lagres alle dokumenter som i henhold til juridiske bestemmelser må oppbevares i en viss tid.»

På vei mot et papirbesparende kontor

PWN vil ikke helt avstå fra papir. På møtene synes vi f.eks. at det er praktisk å arbeide med utskrevne tegninger og dokumenter. «Men deretter stappes alt i papirkurven. Det er meningsløst å oppbevare alt to ganger, fordi vi likevel lagrer alt digitalt.»
Fordi folk fortsatt noen ganger har behov for sitt eget lille arkiv, utviklet Bruynzeel et personlig arkivsystem for PWN med lave elektriske skap, der hver ansatt har 90 cm oppbevaringsplass til rådighet. I kontorets 9 soner står 7 mobile skap sentralt plassert.
«Vi liker Bruynzeel-systemet», sier Hans Vervoort. «De ansatte ble riktignok først tvunget til å bli vant til det og i begynnelsen var det noen tilpasningsproblemer, men nå er nesten alle svært fornøyde. Vi overvurderte nok litt behovet for oppbevaringsplass. Digitaliseringen går raskere enn vi hadde forventet. De ansatte har tilsynelatende mindre og mindre behov for å oppbevare utskrevne dokumenter. Selv om vi aldri kommer til å arbeide helt papirløst, er vi på vei mot et papirbesparende kontor.»