GL EVENTS, FRANKRIKE

ELEKTRISK RULLEARKIV: EN OPTIMAL OPPBEVARINGSLØSNING FOR GL EVENTS HOVEDKONTOR.
Bakgrund: GL Events flyttet sitt hovedkontor
I Januar 2014 åpnet GL Events sitt nye hovedkontor i La Confluence. 300 ansatte i Lyon jobber nå i de nye lokalene.

Bygningen som ble designet av Odile Decq har en imponerende arkitektur i glass og metall og passer perfekt inn i den moderne bydelen La Confluence. Den øverste etasjen har en unik utsikt over Rhônes havneområde.

Kontorene bærer preg av en åpen og luftig planløsning, kombinert med konsernets egne farger.

Behovet; å integrere arkivløsninger i åpne kontorlandskap

«I våre tidligere lokaler lå arkivet i kjelleren. Med nye lokaler og en åpen planløsning var vi nødt til å finne en ny løsning for arkivering og oppbevaring.»

Monique Martoia – Manager of Furniture GL Events

Løsningen: Elektrisk rullearkiv med badgekontrollert adkomst
Elektrisk rullearkiv ble installert i den åpne planløsningen. I dette kompakte systemet blir de ulike avdelingenes dokumenter og mapper oppbevart på ett begrenset område. «Det kompakte rullearkivet har hjulpet oss med å optimere vårt område for oppbevaring» sier Monique Martoia.

De mobile reolene blir brukt daglig av ca. 60 personer i forskjellige avdelinger. Dokumenter med følsomt innehold forblir konfidensielle ved hjelp av adkomstkontroll der hver ansatt har en forhåndsprogrammert badge som gir adkomst til aktuelle deler av arkivet. Adkomsten er begrenset til de ulike avdelingene.

«Lederne for de ulike avdelingene fikk først opplæring. Det er meget lett å bruke. Eiendomsavdelingen genererer et stort antall mapper. Dette er «levende» mapper, og derfor er jeg en av de som bruker rullearkivet oftest. Jeg har blitt hovedansvarlig for systemet, så det er ofte meg folk kommer til med spørsmål» forklarer Monique Martoia.

For å integrere arkivet i resten av kontorets interiør har alle fronter fått GL events egne rødfarge.

Tilbakemelding fra brukerne: Ett optimalt oppbevaringssystem

«Jeg har brukt rullearkivet i ett og ett halvt år. Jeg visste ingenting om dette oppbevaringssystemet på forhånd. I vårt åpne kontorlandskap, er dette den optimale løsningen. Det er brukervennlig, og våre besøkere er alle veldig imponert over hvor kompakt løsningen er, og hvordan de er perfekt integrert i kontormiljøet.«

Monique Martoia – Building Department Manager, GL Events